TELEPHONE OPERATOR

Pengertian telepon Operator

Telepon operator merupakan salah satu front office section yang bertugas dalam menangani incoming call maupun out going call. Section ini berada di bawah pimpinan chief telephone operator.

Staff Telepon Operator

A.    Kepala telephone Operator

Jabatan                                          :           Chief telephone operator

Bertanggung jawab kepada            :           FO Manager

Departemen                                   :           Front Office

Daerah kerja                                  :           Telephone operator room

A.1.     Tugas Pokok :

             1.  Koordinasi & mengawasi kelancaran pelayanan telepon.

             2.  Membina & mengarahkan bawahan.

             3.  Mengontrol pemakaian biaya oprasional telepon.

A.2.     Tanggung Jawab :

                        1.         Menyusun & memeriksa laporan biaya operasional.

                        2.         Melayani masalah-masalah pelayanan telepon.

                        3.         Menyusun rencana kerja.

                        4.         Menyusun jadwal kerja bawahan.

                        5.         Mengontrol pemakaian telepon karyawan.

                        6.         Membina kerjasama dengan kepala seksi lainnya.

                        7.         Melengkapi kebutuhan alat dan formulir.

                        8.         Membuat laporan rutin kepada FO manager.

                        9.         Membuat laporan perbaikan kepada teknisi.

B.     Pelaksana telepon operator

Operator telepon melayani semua pembicaraan telepon, baik berupa telepon lokal, interlokal, & luar negeri serta menangani permintaan wake up call.

Jabatan                                          :    Operator telepon

Bertanggung jawab kepada             :   Chief Operator

Departemen                                   :    Front Office

Daerah kerja                                  :    Switchboard room

B.1.     Tugas :

                        1.         Mengisi daftar hadir & membaca log book.

                        2.         Menerima tugas dari shift sebelumnya.

                        3.         Menjawab semua pembicaraan per telepon.

                        4.         Mengadakan layanan sambungan telepon.

                        5.         Mencatat semua biaya penyambungan telepon & membuat rekening.

                        6.         Menerima & melaksanakan “wake up call”

                        7.         Bekerjasama dengan bagian lain.

                        8.         Menghadiri rapat yang diadakan oleh FO manager.

Administrasi & aturan Operator telepon

A.    Alat telephone operator

Switchboard , dibedakan menjadi :

-        Private automatic branch exchange (PABX)

-        Private manual branch exchange  (PMBX)

B.     Formulir di operator telepon :

-        Telephone Chit (telephone bill).

-        Telephone summary.

-        Wake-up call sheet.